プロジェクト管理コラム－タスク/スケジュール管理編（１）プロジェクトマネージャの忙しさを管理する

本コラムではプロジェクトマネージャやPMO（プロジェクトマネジメントオフィス）向けに、プロジェクトを成功させるためのポイントを解説していきます。

タスク／スケジュール管理編では、プロジェクト運営の基本となるタスクおよびスケジュールの管理について、そのメソッドや効果的な実践方法などを説明します。

第1回（前編）はプロジェクトマネージャが忙しくなる理由とその防止のための考え方を説明します。

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1. プロジェクトマネージャは忙しい

プロジェクトが開始され、実際に動き始めると、現場のプロジェクトマネージャや案件管理責任者の主たる仕事は「管理」となります。

実行フェーズに入ると各メンバーが計画通りにタスクをこなしているか、全体のスケジュールが計画通りかどうか、新たなリスクや追加要件があるか等々、プロジェクトマネージャの仕事とは非常に多岐にわたります。

結果、プロジェクトマネージャのワークロードは逼迫し、なにかしら盲点が生まれやすくなります。

この盲点は先に発生するトラブルの起点となりうる可能性が高く、トラブルが起きてからの対応で更なる時間が消費されて、さらなるトラブルに繋がっていくという悪循環に陥る恐れがあります。

このような盲点を少なくし、タスク管理・スケジュール管理を効果的に実施してうまくプロジェクトを回していくにはどのようにするとよいでしょうか。タスク／スケジュール管理編ではそんな課題に役立つメソッドを紹介します。

2. プロジェクトマネージャはなぜ忙しい？

それでは、プロジェクトマネージャが忙しくなる要因を分析してみましょう。
プロジェクトマネージャが忙しくなる要因は以下のような業務の積み重ねによるものでしょう。

– 各メンバーのタスク確認
　➡メンバーのタスクを逐一チェック（メールや電話、チャット等）して管理資料をupdate

– 書類更新
　➡プロジェクト運営に関わるドキュメント類の更新（WBS、問題管理表、ステークホルダー向けの報告書、予算管理表etc）

– 作業品質管理
　➡作業手順や成果物のレビュー、承認

– 会議、打ち合わせ
　➡顧客、ベンダー、社内

– トラブル・リスク対応
　➡想定外のトラブル対応、リスクの洗い出し、対策

中でもタスクやスケジュール管理においてはメンバーからの報告待ちの時間、取りまとめをするための時間がプロジェクト規模が大きければ大きい程時間を消費します。

また、書類についても、PMBOKに基づいた管理をするとして、それなりの量の資料を日々更新し、最新状態に保った上でステークホルダー向けの報告書に落とし込んでいかなければなりません。

本来であれば当初の計画時に上記のようなワークロードも加味されているべきですが、ステークホルダーの希望する納期やコストに合致するように計画を立てた結果これらの業務量を過小に見積もってしまうことや、プロジェクトを取り巻く環境の変化によって想定以上のワークロードが発生してしまうことが往々にして起こります。

その結果、プロジェクトマネージャのワークロードがオーバーフローしてしまい、より重要なタスクにワークロードを当てることができなくなったり、プロジェクトマネージャ自身が体調を崩したりして、プロジェクト運営が困難になってしまうことになりかねません。

3.忙しさを管理する

それではプロジェクトマネージャはどのようにこの「忙しさ」を管理していくべきでしょうか？

いわゆるワークロードの軽減という意味になるのですが、当然、やらなければならないタスクを減らすことは出来ません。

また、ワークロード軽減方法として一般的な「リソース(人)を増やす」、「スケジュールを後ろに伸ばす」というような手法もこの問題に対しては適切ではないでしょう。

解決策の一つとして、「業務の効率化」が考えられます。現在個別に手動で行っている管理業務を一か所にまとめ、プロジェクトチームによってインプットされたデータを利用して自動的に集約・可視化すれば、プロジェクトマネージャ自身はより注力しなければならないタスクである「リスク管理」や「ステークホルダーマネージメント」にワークロードを充てることができます。

プロジェクトマネージメントツールと呼ばれるものを使えば、一般的にタスク、スケジュール管理においてWBSを定型化したり、ガントチャートをスケジュールデータから自動的に出力したりすることが可能です。これにより、Excel等で手動で行っていたタスク、スケジュール管理のワークロードが軽減されます。

これらに加え、インプットされたデータから簡単にレポートを作成できるような機能があると報告書の作成に費やす時間も削減出来るでしょう。もちろん、報告すべきポイントはプロジェクトマネージャ自身が評価し、コメントすべきではありますが、基本的なフォーマットはテンプレート化され、ほとんどのスケジュール管理データ等は自動的に出力されるようなツールが効果的です。

第2回（後編）では、ツールを利用した管理のメソッドを紹介します。