受付無人化のメリット・デメリットと選び方の注意点｜おすすめシステムも紹介
昨今さまざまな場所で、無人化された受付を目にするようになりました。業務効率化やコスト削減の観点から、受付の無人化を検討している人も多いのではないでしょうか。
しかし、いざ無人化に踏み切ろうとすると、さまざまな課題が立ちはだかります。本記事では、受付を無人化するメリットや注意点、無人受付システムを選ぶポイントなどを、詳しく解説します。自社の業態や業務に最適なシステムを見つけ、受付の無人化を成功させるヒントにしてください。
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無人受付システムの種類
無人受付システムにはさまざまな種類がありますが、その中でも特に普及が進んでいるのは、タブレット型とロボット型です。それぞれの特徴を詳しく解説します。
1. タブレット型
タブレット型では受付用のタブレット端末を設置し、来訪者が用件に応じた操作を行います。AIによる音声認識機能を備えたものや、受付に特化した専用タッチパネルを用いたシステムもあります。
シンプルな操作性が特徴で、来訪者がスムーズに必要な情報を入力できます。
2. ロボット型
ロボット型は、受付業務を行うロボットを設置し、訪問者に音声やタッチパネルで案内を進めながら対応するシステムです。訪問者を検知して声をかけるなど、温かみのあるインタラクティブな対応ができ、親しみやすい印象を与えます。
対面形式での案内や顔認証、QRコードを使った本人確認など多機能で、受付の手間を省きつつ、先進的な企業のイメージを演出できる点が特徴です。
無人受付システムが普及する背景
近年、無人受付システムが普及する背景には、どのような事情があるのでしょうか。3つの観点から解説します。
必要な機能が実装された実用性の高い受付システムが登場した
1つめの背景には、IT技術の発達があります。訪問者登録や本人確認、案内、通知など、受付に必要な機能を一つにまとめた多機能システムが登場し、企業や施設での導入メリットが大きくなっています。オフィスや施設内の既存ツールと連携できる受付システムもあり、導入のハードルが下がったことも普及が進む理由です。
コスト削減に取り組む企業のニーズに合致した
従来の有人受付には、受付従業員の人件費や取次にかかる時間など様々なコストが伴っていました。人手不足が深刻化する中、受付業務の効率化・無人化によるコスト削減は、企業や施設のニーズと合致し、無人受付システムの普及を後押ししています。
非対面・非接触のコミュニケーションが社会的に定着した
コロナ禍をきっかけに、非対面・非接触型コミュニケーションが一般化し、定着したことも、無人受付の普及の理由の一つです。無人受付システムを活用することで、接触を減らしつつ従業員の感染症対策や健康管理につながる点が普及を後押ししています。
無人受付システムを導入するメリット
無人受付システムの導入は、4つのメリットをもたらします。それぞれ、詳しく解説します。
業務効率の向上が期待できる
従来の有人受付は、複雑な取次業務を行っていました。受付から担当部署に内線をかける、部署内で担当者に取り次ぐ、来訪者と担当者を応接室に案内し、お茶を出すといった業務は、その一端です。また、担当者が不在の場合は、部署内で担当者を探す手間も発生します。
無人化された受付システムにより、来訪者が担当者と直接コンタクトを取れれば、取次業務を削減でき、業務効率の向上が期待できるでしょう。
受付スタッフの人件費を削減できる
受付を無人化できれば、受付に配置していた従業員の人的コストを節約できます。
これまで月給20万円で受付従業員を配置していた企業なら、20万円×12か月×スタッフ数＝数百万円のコスト削減が可能です。諸手当や社会保険料なども軽減できます。
社内の安心感を高める
無人化された受付システムの中には、来訪者の事前登録が必要な物もあります。担当者は来訪者の情報を事前に把握でき、受付もスピーディーに進みます。さらに、ビデオ通話機能が付いた受付システムなら、来訪者の顔も受付で確認でき、知らない人の受付通過を防げます。受付で紙による来訪者名簿の管理も不要なため、情報を紛失する恐れもなくなります。
来訪者のための業務を削減できる
カレンダーアプリ・来訪者情報の自動通知機能を搭載したシステムを導入すれば、来訪者に備えた業務の削減も可能です。
多様なツールと連携できる受付システムには、会議室の自動予約や、来訪者を伝える自動通知が可能なものもあります。「来訪者に備え、受付に応接室の予約を依頼する」「来訪者名簿に記入する」などの業務がなくなり、より業務に集中できる環境が整います。
無人受付システムを導入するデメリット
受付への無人化システムの導入には、3つのデメリットがあります。それぞれを解説します。
社内に受付業務に関する不安が広がる可能性がある
受付の無人化を進める前には、無人化に対する抵抗心や不安が、社内に広がる懸念を考えておく必要があります。とりわけ、有人の受付を長年行ってきた企業ほど、注意したいポイントです。「受付の無人化を段階的に進める」「有人と無人の併用期間を設ける」などの配慮が、必要になるでしょう。
受付システムのコストがかかる
無人受付システムには、導入コストとランニングコストがかかります。必要なランニングコストはシステム・サービスによって異なるものの、毎月5,000～50,000円ほどが目安です。
ただし、有人受付に比べると、コストを抑えられるケースがほとんどです。受付システムを具体的に比較し、コストを試算してみてください。
受付システムにエラーが起こる可能性がある
機械が制御する「システム」である以上、エラーも起こり得ます。受付システムの不具合は、来訪者に迷惑をかけ、企業の信用にもかかわるおそれがあります。
エラーには早急に対処・復旧できるよう、サポート体制が充実したシステムを選ぶようにしましょう。
受付の無人化を成功させるシステムの選び方
受付の無人化を円滑に進め、成功させるシステムを選ぶポイントは、2つあります。それぞれを詳しく解説します。
自社に必要な機能を精査し、搭載しているシステムを選ぶ
自社の受付フローが必要とする機能を、十分に搭載しているシステムを選ぶようにします。ただし、過剰な機能は、システムのコスト上昇要因になります。受付の無人化を導入する機会に、最低限の機能で用件が済むよう、フローの見直しを進めても良いでしょう。
コストを総合的に評価し、妥当と思えるシステムを選ぶ
無人受付システムのコスト面は、導入コストとランニングコストの2つの観点で試算します。現状で受付にかかっているコストと比較し、どの程度削減できるか検討してください。機能面・操作性も踏まえて総合的に精査することをお勧めします。
受付を無人化する際の注意点
受付にシステムを導入し、無人化する際に注意したいポイントを、3つ解説します。
無人受付システムと自社の相性を客観的に考える
受付の無人化を決定する前に、本当に無人化が最適解か、冷静に検討します。「顧客が自社に抱くイメージと無人化がマッチするか」「無人化を毛嫌いする顧客はいないか」など、多面的に考えましょう。
また、受付業務が複雑な企業は、有人受付の方が、柔軟でスピーディーに対処できる可能性もあります。
受付システムを配置するスペースがあるか考える
受付システムによって、端末のサイズが異なります。導入を検討しているシステムを設置できるだけのスペースがあるか、確認が必要です。また、端末用の電源・通信環境も確保しなければなりません。
受付を無人化する最適なタイミングを模索する
受付の無人化は、導入タイミングの考慮も重要です。
繁忙期を避けつつ、各部署の希望も考慮しながら、時期を模索してください。
受付スタッフの欠員や、受付オペレーションの改善時などは、比較的システムを導入しやすい傾向があります。
AIコミュニケーションロボット Kebbi Air（ケビー・エアー）ができること
「Kebbi Air（ケビー・エアー）」は、受付機能を備えた小型のAIコミュニケーションロボットです。Kebbi Airができることを解説します。
来訪者情報のデジタル管理
Kebbi Airは、来訪者情報をデジタル管理します。紙ベースでの管理から脱却し、来訪者データの記録・保存が効率化され、業務の生産性向上が期待できます。保存したデータはエクスポートでき、ダウンロードした資料をExcelなどでも使用できます。
施設に合わせた柔軟なカスタマイズ
Kebbi Airは、施設に合わせた運用にカスタマイズが対応できます。通知機能やロボットが来訪者に声を掛ける内容、受付に関するフロー、ヒアリング項目などの設定が行えます。受付機能に加え、従業員の出勤管理や、体表面温度の測定もKebbi Airにお任せください。
施設のイメージアップ
Kebbi Airは、見る人に可愛らしいイメージを抱かせる、小型のロボットです。企業のICT化推進を訴求でき、企業イメージの向上にも貢献します。来客を飽きさせないために会社の紹介動画を流す機能や、AIを使った会話を楽しむといった機能も活用できます。
AIコミュニケーションロボット Kebbi Air（ケビー・エアー）がおすすめの場所
Kebbi Airの導入をおすすめできる場所を、3つ紹介します。
企業のオフィス
Kebbi Airは、企業オフィスの受付におすすめです。受付機能では、来訪者と担当者をビデオ通話や音声通話で直接つなぐことができます。また、企業のニーズに応じて、対応内容や文言を柔軟にカスタマイズ可能です。さらに、生成AI「NUWA GenAI」を活用し、事前に設定・トレーニングしたデータベースを基に、質疑応答にも対応します。
医療施設・高齢者施設
Kebbi Airは、高いカスタマイズ性を活かし、施設の特徴やニーズに合わせた運用が可能です。高齢者向けに会話スピードを調整する機能を備えており、ITやロボットに不慣れな方でも使いやすい工夫がされております。また、施設利用者の入退館管理やオプションのサーマルカメラを利用した体表面温度の測定も対応可能です。
学生寮
Kebbi Airは、学生寮にもおすすめです。寮生を顔認識登録し、施設の入り口に置けば、寮生の入退室管理ができます。外出先の確認や帰宅時間の確認、夕食の要不要などにも活用できます。