介護施設の受付業務をDX化！ロボット導入で手間削減＆業務効率化を実現

介護施設の受付業務は、来訪者対応・記録管理・案内業務など、多くの業務が発生し、職員の負担が大きくなっています。
特に、受付表の手書き記入は、毎日の業務の中で負担がかかるポイントです。

• 毎回手書きで受付表を記入する手間が発生
• 紙の受付表は管理が大変で、過去の記録をさかのぼりにくい
• リピーター（入居者の家族など）は毎回同じ情報を記入するストレスがある
• 受付業務が煩雑になり、待ち時間が長くなることも

こうした課題を解決する方法として、受付ロボットの導入が注目されています。
本記事では、介護施設の受付DXを実現するロボット受付のメリットや導入ポイントを詳しく解説します。

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1.介護施設の受付業務が抱える課題とは？

1. 受付表の手書き業務が負担になっている

介護施設では、来訪者が毎回手書きで受付表を記入することが一般的です。

• 受付表の記入・保管・管理に時間と労力がかかる
• 頻繁に来訪する家族は、毎回同じ情報を記入しなければならずストレス
• 中には受付表を何十枚も持ち帰って、家でまとめて記入する人もいる

特に、リピーターの多い介護施設では、受付のたびに手続きが発生するため、受付業務の煩雑化が進む原因となります。

2. 受付業務にかかる時間と手間が増大

受付担当者は、来訪者の受付対応・記録管理・取次ぎ・案内業務など、複数の業務をこなさなければなりません。

• 受付表の記入待ち時間が発生し、混雑が生じる
• 手書きの内容が読みにくく、確認に時間がかかる
• 来訪者情報の入力や記録の整理に時間を取られる

業務の効率が悪いと、職員の負担が増えるだけでなく、来訪者にとってもストレスが大きくなる可能性があります。

2.介護施設でロボット受付を導入する5つのメリット

1. 受付業務をデジタル化し、手間を大幅削減

受付ロボットを導入することで、来訪者の受付プロセスをデジタル化し、手書きの手間をゼロにできます。

• タブレット操作や音声入力で簡単に受付が完了
• 紙の受付表が不要になり、記録の管理がスムーズに

リピーターの場合、事前に登録した情報を呼び出せるため、毎回の記入が不要になり、来訪手続きがスピーディーになります。

2. 受付待ち時間の短縮で、来訪者のストレスを軽減

ロボット受付なら、来訪者が即座に手続きできるため、記入の待ち時間がなくなります。

• 受付対応がスムーズになり、待機時間を短縮
• 混雑が解消され、来訪者のストレスが軽減

職員も手続き確認や記録管理の手間が減るため、より本来の業務に集中できます。

3. 過去の来訪履歴をスムーズに検索・管理

デジタル受付システムでは、過去の来訪履歴が自動保存され、必要な情報をすぐに検索可能になります。

• 「いつ・誰が来訪したか」を簡単に確認できる
• 手書きの受付表のように、紙の束から探す手間が不要

職員がすぐに記録を確認できることで、受付業務のミス防止や、来訪履歴の分析にも役立ちます。

4. 取次ぎ業務を自動化し、職員の負担を軽減

受付ロボットは、来訪者の目的に応じて自動案内が可能です。

• 入居者との面会手続き、担当者への取次ぎをスムーズに
• 案内業務をロボットが担当し、職員の負担を削減

手続きの流れを自動化することで、受付担当者の業務を大幅に効率化できます。

5. 施設のイメージ向上につながる

ロボット受付の導入により、介護施設が先進的な取り組みを行っていることをアピールできます。

• デジタル化された受付で、スマートな施設運営を実現
• 利用者や家族にとって、便利で親しみやすい施設の印象を与えられる

受付業務の効率化だけでなく、施設のブランディングにも貢献できます。

3.まとめ：ロボット受付で介護施設の受付DXを実現しよう

3.1 導入のメリット

受付ロボットを導入することで、手書きの手間を削減し、業務の効率化・来訪者の負担軽減が実現できます。

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