受付業務のコストを削減する方法5選！導入時のポイントを解説
企業の受付業務は、来客対応やセキュリティ管理、案内業務など多岐にわたります。しかし、人的リソースの確保や運用コストの増加が課題となり、DX（デジタルトランスフォーメーション）を活用した最適化が求められています。
本記事では、企業ができる受付業務のコスト削減方法を5つ紹介し、効率的な受付業務を実現するポイントを解説します。
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1.受付業務の課題とは？
受付業務に関する代表的な課題として、以下のような点が挙げられます。
1. 人件費の増大
受付担当者を配置する場合、人件費の負担が大きくなります。特に、受付専任のスタッフを雇用する場合は、給与だけでなく、福利厚生や教育コストも発生します。
2. 業務負担の増加
企業規模が大きくなると、来客対応の件数も増加し、受付担当者の業務負担が重くなることがあります。これにより、待ち時間の増加や業務ミスが発生するリスクが高まります。
3. 非効率な業務フロー
紙ベースの受付台帳を利用したり、来訪者管理を手作業で行ったりすると、業務効率が低下します。また、情報の管理や検索に時間がかかるため、迅速な対応が難しくなります。
4. セキュリティリスク
受付業務の属人化や管理の甘さが原因で、不審者の侵入リスクが高まることもあります。来訪者の適切な管理や記録が行えないと、セキュリティ事故の原因となる可能性があります。
2.受付業務のコスト削減方法5選
1. 無人受付システムの導入
無人受付システム（受付ロボットやタブレット型受付システム）を活用することで、受付スタッフの人件費を削減できます。
メリット
- 24時間対応可能（夜間や休日も対応可能）
- 人的リソースの最適化（スタッフの配置を最小限に抑える）
- 来訪者情報をデータベース化し、管理が容易になる
2. QRコードによる受付自動化
事前に来訪者へQRコードを発行し、スキャンするだけで受付手続きを完了させる方法です。
メリット
- 来訪者がスムーズに受付できる
- スタッフの負担軽減
- 来訪記録が自動保存されるため、セキュリティ向上
3. クラウド型来訪者管理システムの活用
受付台帳をクラウド化することで、情報管理の効率化を実現できます。
メリット
- 過去の来訪履歴をすぐに検索できる
- 他拠点とのデータ共有が容易
- ペーパーレス化によるコスト削減
4. インターホン・スマートロックとの連携
スマートロックとインターホンを組み合わせることで、無人での来訪対応が可能になります。
メリット
- 受付スタッフが不在でも、遠隔対応が可能
- 訪問者の入退室管理が強化される
- 不審者の侵入リスクを低減
5. AIチャットボットによる事前対応
AIチャットボットを活用して、事前に訪問目的や質問を受付することで、スタッフの業務負担を軽減できます。
メリット
- 来訪前に必要な情報を取得できる
- 人的対応を減らし、業務効率を向上
- チャット履歴を活用して対応を最適化
3.受付システム・ロボット導入時のポイント
1. 目的を明確にする
受付システムを導入する際は、どのような課題を解決したいのか明確にすることが重要です。
- 人件費を削減したい
- 受付対応のスピードを向上させたい
- セキュリティを強化したい
- 多言語対応を実現したい
目的が曖昧だと、適切なシステムを選定できないため、導入前に自社の課題を洗い出すことが重要です。
2.必要な機能をリストアップする
受付システムにはさまざまな種類があります。自社の運用に合った機能を備えているかを確認しましょう。
チェックリスト
- 音声案内機能
- QRコード認証対応
- 受付履歴のエクスポート・レポート機能
- AIチャットボット機能
- 多言語対応
- スマートフォンへの通知機能
- 来訪者の事前登録機能
- 外部システムとの連携
- 顔認証対応
3. 既存のシステムとの連携を確認する
受付システムを導入する際には、既存のインターホンや入退室管理システムと連携できるかどうかを確認しましょう。連携がスムーズにできると、導入後の運用がスムーズになり、管理の手間も軽減されます。
4. サポート体制を確認する
導入後のサポート体制も重要です。運用に問題が生じた際に、迅速に対応してもらえるかを事前に確認しておくと安心です。
- 設定・導入支援はあるか
- 運用後の問い合わせ対応は可能か
- アップデート対応は定期的に行われるか