【最新2025年】介護施設の受付DXガイド
日本の高齢化は年々進行し、介護施設のニーズが急増する一方、人手不足やアナログ業務が大きな課題となっています。特に「受付業務」は、来訪者対応・面会手続き・入退館管理など多岐にわたり、スタッフに大きな負担を強いているのが現状です。このような背景の中、受付ロボットを活用したDX（デジタルトランスフォーメーション）が注目を集めています。
本記事では、介護施設における受付DXをテーマに、ロボット「Kebbi Air」を中心とした受付の導入メリット・運用方法・費用対効果・補助金情報などを網羅的に解説します。スタッフの負担を大幅に軽減しながら、利用者や来訪者への「温かいおもてなし」も実現できる「受付DX」は、介護施設が人手不足・業務効率化・利用者満足度向上を同時に達成するための革新的な手段と言えるでしょう。ぜひ導入検討の参考にしてください。
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1.介護施設の受付業務が抱える課題と背景
1-1. 人手不足と高齢化の加速
日本の高齢化率は上昇を続け、2025年には65歳以上が人口の3割を超えると推計されています。一方で、介護業界は深刻な人手不足に直面し、同年には約38万人の介護人材が不足すると見込まれています。
この状況下で「受付専属スタッフ」を置く余裕がない施設も多く、受付業務を他の業務と兼任しなければならないケースが増えています。
1-2. アナログ作業とヒューマンエラー
来訪者の多い施設ほど、紙の受付簿や内線電話などのアナログ作業によって記入ミスや連絡漏れが起きやすく、スタッフのストレス要因にもなります。アナログ運用では業務データを蓄積・分析しづらいという問題もあり、施設全体のサービス向上を妨げています。
1-3. 夜間・休日の対応負荷
入居者の家族や業者は、昼間以外にも面会・訪問に訪れますが、夜勤帯や休日はどうしても人手不足になりがちです。結果、対応遅れや安全面のリスクが発生し、スタッフの負担と利用者の不安が増す可能性があります。
1-4. 施設イメージへの影響
受付は「施設の顔」であり、トラブルや待ち時間が多いと利用者や家族の信頼を損ね、施設全体の評価に影響します。
2.なぜ今、受付DXが求められるのか？
2-1. DX推進による人手不足解消
国は介護分野でのロボット・ICT活用を支援しており、業務の定型部分を自動化する動きが加速しています。受付業務はその中でも取り組みやすく、省人化が効果的に図れる領域といえます。
2-2. 感染症リスク対策
新型コロナウイルスやインフルエンザ対策として、非接触・自動化がより強く望まれるようになりました。特に受付での体表面温度や健康チェックをスタッフが行うのは負担が大きく、“密”も発生しやすいのが課題。ロボットによる無人受付は、スタッフと利用者の安全確保にも寄与します。
2-3. 補助金制度の活用で初期費用を抑えられる
介護ロボット導入支援補助金などの制度を利用すると、ロボット導入費用の1/2～3/4が補填されることもあり、費用対効果を高められます。かつては「ロボットは高額」というイメージが強かったものの、補助金によってハードルは大きく下がっています。
2-4. 施設の価値向上と時代への対応
受付DXでスタッフ負担を軽減しつつ、利用者満足度を向上すれば、それは施設全体の価値向上につながります。特にロボット受付なら、「温かみ」も重視される介護施設にぴったりの選択肢です。先進性をアピールし、入居検討者や見学者への好印象を生むことが期待できます。
3.受付DXの選択肢：SaaSシステムとロボットの比較
3.1 SaaS型受付システム（例：ラクネコ、RECEPTIONIST）
メリット
- 比較的低めの導入コスト（サブスク型が主流）
- タブレットを用いたシンプルなセットアップ
- スタッフへの通知が容易（メール・Slackなど）
デメリット
- 画面操作に不慣れな高齢者が多い施設では、追加サポートが必要
- 無機質さや温かみの不足
- パッケージ化されているため、介護施設特有の要件に十分対応できない場合もあり
3.2 受付ロボット（例：Kebbi Air）
メリット
- AI音声認識や対話で、高齢者にも優しい対応が可能
- 受付以外にレクリエーションや見守りなど多機能に活用できる
- 話題性やブランディング効果が高く、補助金利用も期待できる
デメリット
- 初期費用がやや高く、メンテナンスやスタッフ研修が必須
- 設置スペースや電源確保など物理的要件を考慮する必要がある
3.3 介護施設向けの最適解は？
「低コスト重視で受付を迅速にデジタル化するならSaaSシステム」、「温かみと多機能性を重視し、介護施設の接遇品質を高めたいならロボット」といった使い分けが考えられます。高齢者への親和性や補助金活用を考慮すると、ロボット受付が介護施設におけるDXにより適していると言えるでしょう。
4.受付ロボット「Kebbi Air」の特長
4.1 呼びかけ・発話機能によるスムーズなコミュニケーション
Kebbi Airは対話型AIを搭載しており、来訪者への挨拶や案内を声で行います。タブレット操作が苦手な高齢者にも優しく、人間らしい発話で“温かいおもてなし”を実現します。
4.2 QRコードによる受付対応
頻繁に来訪する家族や業者には、QRコード受付が便利です。カメラでQRコードをかざすだけで名前や目的が登録され、スタッフへの通知も自動化されます。
4.3 記録管理で入退館を明確化
ロボットが受付したデータはデジタル管理されるため、入退館の正確な履歴をクラウド上で保存可能。紙台帳の記入漏れを防ぎ、安全管理や運営分析にも役立ちます。
4.4 スタッフスマホへの通知＆ビデオ通話
受付内容をスタッフのスマホに即時通知し、担当者が不在の場合はビデオ通話での一次対応も可能。夜間や休日でも、最低限の人数で柔軟に受付をカバーできます。
4.5 “おもてなし”演出と施設イメージの向上
可愛らしいロボットが挨拶してくれるだけで、来訪者に「先進的だけど温かい」印象を与えられます。見学者や入居検討者へのPR効果も高まり、施設全体のイメージアップにつながります。
4.6 レクリエーションなど、受付以外の活用
Kebbi Airはゲームや体操の案内といったレクリエーション機能も備えており、利用者を楽しませることが可能。見守り機能といった多面的な用途があり、受付ロボット以上の付加価値を発揮します。
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5.導入で得られるメリット
5.1 スタッフの負担軽減
ロボットが受付や基本的な案内を担うことで、スタッフは本来業務に集中できます。夜間や休日の来訪にもロボットが対応してくれるため、人手不足解消にも寄与します。
5.2 利用者・来訪者の満足度向上
待ち時間の短縮と温かい対話で利用者・来訪者の満足度が向上します。特に高齢者にとって、ロボットが声で案内してくれる仕組みは安心感を得やすいです。
5.3 施設イメージの向上
「ロボットを活用している先進的な施設」というブランディング効果が期待できます。SNSや口コミで話題になり、見学や入居を検討する方へのアピールポイントにもなります。
5.4 データ活用とDX推進
ロボット受付によるデータがクラウド上に蓄積され、面会者数やピーク時間帯などを簡単に分析できます。紙台帳管理の手間から解放され、施設全体のDX推進にも弾みがつきます。
6.導入ステップと注意点
6.1 現状分析・目標設定
受付業務にかかるスタッフ時間やクレーム数などを整理し、「スタッフ負担を30％削減」など具体的な目標を定めます。
6.2 補助金の検討
厚生労働省や自治体が実施する介護ロボット導入支援補助金をチェック。交付決定前に購入しないよう、スケジュール管理には注意しましょう。
6.3 機器選定・ベンダー問い合わせ
スタッフへの通知方法や施設の運用に合うロボットを選ぶ。サポート体制や研修も含め、ベンダーと十分に連携を図ります。
6.4 スタッフ研修・運用開始
テスト運用期間を設け、有人受付と併用。想定外の質問やエラーに備え、マニュアルを整備します。
6.5 効果測定と運用改善
導入前後で待ち時間やスタッフ負担、クレーム数などを比較し、必要に応じてシステム設定や運用フローを調整。定期的なソフトウェアアップデートにも注目しましょう。
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スタッフ不足や業務効率化で悩む介護施設にとって、受付DXは必ずや大きな力となるはずです。Kebbi Airによるロボット受付を検討してみてはいかがでしょうか。