はじめてのPPM（プロジェクト・ポートフォリオマネジメント）

みなさまはプロジェクトマネジメントやポートフォリオマネジメントという言葉を聞いたことがありますか？
この言葉がメジャーなのはIT分野においてなのですが、ITに特化したものという訳ではありません。
丸文では製品・サービスを通して、みなさまの業務効率化、見える化をお手伝いしております。
ここではプロジェクト・ポートフォリオマネジメントとはどのようなものかを簡単にご説明します。

プロジェクトマネジメントの歴史は古代からはじまり、米ソ冷戦時代に確立されたといわれていますが、1996年にPMBOK（Project Management Body of Knowledge）がリリースされてから現在の企業活動により多く取り入れ始められたと考えられます。具体的には2000年代からかと思われ、既に四半世紀以上経っているのですが、そのメソッドは常に時代の流れに沿った形に書き換えられており、終わりがありません。（勉強するのも大変です）

プロジェクトマネジメントについては色々な資格があります。国家資格であるプロジェクトマネージャ、ITパスポートの他、アメリカのPMI（Project Management Institute）が発行するPMP（Project Management Professional）、一般社団法人 日本PMO協会が発行するPMO（Project Management Office）資格等多岐にわたりますが、いずれも取得には相応の知識と経験が必要となります。

“プロジェクトマネジメント（project management）とはプロジェクトを成功裏に完了させることを目指して行われる活動のことである。これにはプロジェクトを構成する各活動の計画立案、日程表の作成、および進捗管理が含まれる。 ” （Wikipediaより引用）とあります。
もう少し噛み砕くと、「具体的なゴールに対し、求められた条件（納期、予算）をクリアした上で到達するための活動」といったところでしょうか。様々な企業活動においてゴールを定め、そのゴールに到達することをプロジェクトと呼び、そのために何をすべきかを管理するというのがプロジェクトマネジメントと言えるでしょう。

プロジェクトマネジメントの手法として最も知られているのがウォーターフォール型と言われる手法です。先にあげたプロジェクトマネジメントの手法というよりは、開発手法という方が正しいかもしれません。Water Fall（水が上流から下流に落ちていくこと）をモデルに大まかなフェーズ毎にそれぞれのフェーズにおいて詳細に実施しなければならないタスクを細分化していきます。

要件定義 => 基本設計（概要設計） => 詳細設計 => システム実装・テスト => 単体テスト => 統合テスト
といった形で進んでいきます。基本的に前工程を終わらせてから次の工程を行う手法です。

ウォーターフォール型の開発手法から最近よく取り上げられるのがアジャイル開発手法です。アジャイル開発手法では、同じ工程を何度か繰り返し、その工程についてブラッシュアップを重ねていきます。不確実性が前提に開発が行われるため繰り返しの回数やその開発内容の精度が重要となってきます。ウォーターフォール型とは異なり、前後の工程への依存が少ないことが特長です。

プロジェクトマネジメントにおいては、このような異なるタイプの開発プロジェクトについても、それぞれ適切に管理する必要があります。

プロジェクトを前出のようにポートフォリオとして管理する手法が、プロジェクト・ポートフォリオマネジメント(PPM)です。プロジェクトを個別に管理するだけでなく、あらゆるプロジェクトを集約し、予算やリソースなどを全体として管理することにより、組織全体の活動を的確に分析し最適化する手法、それがPPMです。

PPMは欧米で1980年代ごろから手法として研究・利用され始め、2000年代に入ってからこのためのパッケージソフトウェアなどもリリースされ広く普及しました。PMIが「The Standard for Portfolio Management」（ポートフォリオマネジメント標準）の初版を2005年にリリースしたことなども、PPMの普及を後押ししたと考えられます。

企業活動において、プロジェクトやポートフォリオを管理する最も大きな意義は「活動全体を可視化し、事業判断に役立てる」ことです。
なんとなく日々の業務をこなして成果を出すことも可能ですが、ツールを使って目標や現状を見える化し、具体的なアクションを策定することで社員各々の業務効率を高め、企業活動を活発にしていきます。
ビジネスにおいて、昔から経営者はPL/BS等のFinancial Reportを元に経営判断を行ってきました。
もちろん、ビジネスにおいての最終判断は数字となるため、この手法は引き続き継続されるべき内容だと考えられますが、PPMの手法を用いて「何故この数字になったのか」という詳細の分析を行っていくことにより、現在の企業活動でボトルネックになっているポイントや今後の企業活動の活性化が期待されます。

プロジェクトマネジメントを行うために、市場には様々なツール（ソフトウェア）が存在しています。最もポピュラーなものはMicrosoft Excelです。WBS（Work Breakdown Structure）やスケジュール管理、コスト管理、課題管理等にも利用できる万能ツールとして様々な企業・組織で活用されています。

また、Microsoft Projectのようなプロジェクト管理専用のツール、課題管理・アジャイル手法などに特化したものなど、プロジェクトの性質に合わせた様々なプロジェクト管理ツールが存在しています。SaaS（Software as a Service）型のサブスクリプションですぐに利用開始できるツールも増えているので、利用したことのある人も多いのではないでしょうか。これらのツールを使いこなせば、データを可視化し、組織全体で同じ基準でプロジェクトを管理することが可能となります。

しかしながら、ポートフォリオマネジメントを行うにあたっては、各プロジェクトを俯瞰的に管理する必要があります。このような管理はExcelや個々のプロジェクトを管理するためのプロジェクト管理ツールでは不可能、あるいはとても手間がかかってしまいます。多数のプロジェクトのデータをまとめてポートフォリオとするため、それぞれのデータの取り扱い手法、管理手法はデータが同一粒度でまとまっている必要があります。各プロジェクトマネージャが管理しているデータに統一性がない場合、ポートフォリオマネジメントを行うための分析は困難となります。

プロジェクト・ポートフォリオマネジメントに特化したツール（PPMツール）を利用することで、プロジェクトの情報粒度に統一性をもたせ、プロジェクトに関わるあらゆる情報を一元管理することができるようになります。これによって適切なポートフォリオマネジメントを行うことが容易になり、企業活動を最適化し、企業価値を最大化することに貢献します。

木を見て森を見ずという言葉がありますが、ポートフォリオマネジメントはまさに森の管理です。プロジェクト管理ツールは木を見るためのツール、PPMツールは林や森を見ることができるツールという例えが分かりやすいでしょう。

PPMツールを導入することで、経営上の分析・判断はもちろん、個々のプロジェクトを管理するツールでは解決できない様々な課題を解決することができます。

・予算、コストを時系列で最適化することができる

・リソースの過負荷、不足、余剰などによるリスクやロスを減らすことができる

・会議や会議資料作成のための時間を削減できる

弊社がご提供するプロジェクト・ポートフォリオマネジメントツール「Clarity」は企業活動の見える化、効率化を促進するツールです。ここまでに挙げたPPMツールの特長を備えており、あらゆる業界・業種の企業・組織にとって有用な製品となっております。
「Clarity」は2000年代初期にリリースされた製品にルーツを持ち、PPMツールにおいて常に世界市場をリードしてきました。丸文では「Clarity」の販売を通じてお客様の業務の見える化を支援しております。

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